用時間、空間、想法來分類你的工作
想要提升工作效率，解讀情境很重要。三角架構能指引你，反映出自己處於什麼情境，和拖累工作效率的情境何在。
舉個例子，一走進咖啡廳，你就可以用三大因素（時間、空間、想法）分析，找到適合在此處完成的工作，因此這個架構也可以說是分類系統。也就是說，它能解釋每種情境和工作性質的關聯，並提供一套邏輯，在任何情境都能召喚出最適切的工作。
此外，待辦清單管理工具可以讓你，事先分析幾種常遇到的情境。如果你有標籤功能的管理工具，就可以先列出和存下各種情境的特點，下次遇到類似情境時，就能直接檢索。
分析一下你過去一週所處的情境，再列出清單。記住，每個情境都是由空間、時間和想法形成的，進而決定能執行的工作類型，而且如果你想做其他類型的工作，將顯得舉步維艱。
我喜歡把不同情境中能做的工作，劃分成三個分支：創作性、流動性和中介工作。
創作性
在某些情境中，不同的創意活動，包括擷取及彙編資訊，往往可以互相融合。
以三角架構分析時，你會發現有些工作既可以在辦公室完成，也能在通勤時處理。假設在火車上的話，你所處的環境已經決定好了，所以就變成由專注力和創作模式來決定能做什麼工作。
此時，你可以從區別開放式或封閉式的工作開始著手，利用本書提供的工具，先粗略劃分手邊工作屬於哪種創作類型，再把區別後的結果結合注意力因素。
注意力有分高度或低度集中。屬於開放式創作活動，又需要高度注意力，例如撰寫一篇論文，就與同樣也是開放式創作，但只需低度注意力的任務完全不同，例如繪製圖表或重新思考某些想法。
現在你手上就有調節器來定義創作模式，而情境會根據你的心情、想法和專注力而有所不同。有趣的是，你的工作地點往往會在固定的場所，像是書房、咖啡廳或辦公室等，但不同的情境也可以共享某些工作項目：
列車上或通勤中的情境適合做：封閉式創作／低度注意力，和開放式創作／低度注意力，兩種活動。
書房中可以從事：封閉式創作／高度注意力、開放式創作／高度注意力，和開放式創作／低度注意力，三種活動。
咖啡廳可以做：開放式創作／低度注意力，和封閉式創作／低度注意力的活動。
流動性
這種情境和上述工作完全不同。一般來說，工作只能在特定情境下執行，到了其他情境就無法繼續。舉例來說，你不會在郵局買日用品，也不會在書局洗澡。
理當應該把「在這也可以，在那也可以」的工作歸於同一類，但這些工作比起創作模式更特定，地點反倒不是重點，例如得在超市買家用品，但不一定要在特定的超市。
流動性的任務通常屬於雜事類，需要特定工具。屬於這種分類的工作重要性較低，因為比較重要的活動都會被歸類在創作性那類。
中介性——是否需要中介任務？
有時候，一項工作會衍生出其他的任務，它就是中介任務。你會發現工作過程中，為了完成某項工作計畫，會需要特定任務當作中介。有時候你會先把它委派給別人，再追蹤進度；有時候則要依賴未來的事件完成後，才能開始執行。
像是「十月十二日，追蹤客戶付款」就是等待中的中介任務。假如這位客戶沒有付款，又會再延伸出不同的中介任務。如「客戶付款後，買新書桌」，就要在客戶付款後，任務才會生效；或「和客戶碰面，討論遲遲未付的款項」，這項任務也可能是另一項中介任務。
從考慮的因素來思考，就能找出所有中介性的任務，並不時追蹤。每天早上更新待辦清單時一併追蹤，就會很有效率。上述分類法很有幫助，它清楚的定義了情境和工作性質間的關係。假如你覺得有點太過講究，別擔心，以上述三大性質區分工作的優點在於，不需要詳細分析情境。但如果你沒有把握，還是回歸到基本的三角架構就好。
例如除非你剛好在圖書館工作，否則簡單的歸類到念書的模式就綽綽有餘了。不過，重要的是，小心建構分類，因為參照這些類別時，當然會希望能迅速的找出相關的工作。
現在不做不是拖，是等到對的情境做
分析完自己常遇到的情境後，就得把這套分類系統中的情境連結到各種工作。這時候要利用列好的待辦清單，把任務投射到未來，並思考要如何安排任務到最合適的情境。這時三角架構是個好用的指南。
想一想下列三項因素，還有你的工作受到什麼因素影響：
資源可利用性
這項任務需要特定位置或資源嗎？還是任何場所都可行？
創作力
它屬於開放式還是封閉式創作？
要花多少時間？
注意力
你願意投入多少心思或體能？
這任務值得你多關注？
這些提問可以用在所有的工作上。三角架構能讓你把工作套入空間、時間和想法中。當你處在特定的情境時，只需要檢視自己身處的環境，就能列出完全適合該情境的任務清單，立即開始高效的工作。
【書名：待辦事項這樣列，工作當場完成一半】
【作者簡介：班‧以利亞（Ben Elijah）】
目前是蘋果公司的顧問。他一開始服務於全球幾家大型的科技公司，克服了工作效率過低的難題後，開始到各大企業擔任講師，幫助人們在資訊龐雜的世界，與各項矛盾的資訊建立更好的互動關係。
（圖文由大是文化提供）