「未完成的事」會變成懸念來擾人
我常常覺得我的心智總是在和我作對，它專做一些感覺很有用，實際上卻有礙的事。蔡格尼克效應（Zeigarnik effect）就是這種感覺的最佳詮釋：人們傾向於記憶未完成的工作和未達成的目標，這些未完成的事項會進而變成侵入性和擾亂的念頭，直到我們回過頭來把它完成為止。
例如，當你聽了一首歌的某段後，就會想把整首歌聽（哼）完，這時蔡格尼克效應會讓你在不恰當的時機，想起這首歌的片段。這就是蔡格尼克效應怎麼影響人腦，讓人深深記住未完成的事。
事實上，意識能理解、規畫和完成重要的工作，但潛意識會不斷的擾亂它。這些雜亂的念頭會產生衝突感，讓你卡在正在做的事和應該做的事之間，導致兩件事都做不好。
畫個決策樹，決策樹畫完、工作也忙完
列出待辦清單時，最好用簡單的動詞來做決策。下列這五個動詞適用
於決策任何工作事項：
刪除。
存檔。
執行。
委派。
推遲。
使用這些動詞，列待辦清單就會變成一連串的簡單決策：
一、你想做這件事嗎？
這是最首要的問題，擷取、記錄想法時盡量不要追求品質，但到了這個步驟則需要控管品質：
想做。進入到下一個決策。
不想做。刪除任務或存檔。存檔時，你可以建立「有一天／或許要做」的清單，或記錄在日誌內。
二、刪除任務。
既然先把所有訊息都留下，其中一定有無用的垃圾。對某些工作說不，讓你更聚焦於該做的事，同時減少含糊不清的想法。
留存下來的項目，全都值得保存。這引出另一個問題，「為什麼這些任務值得保留」？
上述的問題可以導引你做下面這幾項決定，讓決策過程更容易。
三、在兩分鐘內，我能馬上執行嗎？
「兩分鐘法則」很有用，它可以防止你瞎忙一場：
肯定。馬上開始做。完成後，就不必列在清單上。
否定。依據預計的時間，寫下這項任務應該推遲到何時、何地。接著做下個決策。
四、我是合適的執行者嗎？
依據不同的工作性質，這個決定的重要性也有所不同。對於團隊工作而言，它就是個關鍵問題，甚至比兩分鐘法則還要重要：
我不是適任人選。把這件事委派給其他人。
我是適任的執行者。請進入下一章節。
到了這一步驟（刪除不想做的，做完兩分鐘能處理掉的，刪除我不適合執行的），你已經過濾出要做的待辦清單，也就是說，清單上的任務無法馬上完成，也不能委派給別人。
現在唯一能做的就是，把它們投射到未來，以便後續處理。這是個相當有效的習慣，也是一種機制，讓你在未來處理這項任務時，能喚起相關記憶和輔助資訊。
稍後，我會告訴你如何以這項習慣作為基礎，發展出一套系統，納入各種工作計畫、脈絡和環境。下面列舉出幾種方法，來整理待辦清單：
清單式的「待辦」清單。把任務分成重要度高／低。
每日行事曆。一樣以重要度高／低區別，再以日期作為基礎。
預報系統。不區隔重要性，而是根據每日行事曆，建立一份待辦清單和設定提醒。
《與成功有約》（The Seven Habits of Highly Effective People ）的作者史蒂芬‧柯維（Stephen Covey）把那些重要、急迫且足以推動工作進展的任務，定義為「大石塊」（big rocks）。每天先把少數幾項工作定義為「大石塊」，就能再從中找出最重要的事項。這種方法能騰出空間和時間，來填塞許多小石頭，也就是次要任務。
未完成的工作，不影響手邊工作
處理外部資訊時，這一連串決定有助於消除模糊地帶，模糊的待辦清單會讓未完成的任務在潛意識中，不斷衝擊意識行為，降低注意力。處理任務清單會帶給你一種完成感，並信任自己已經對每項任務做出適當的判斷，還能避免處理順序發生衝突，也讓大腦完全放下處理過的任務資訊。
經決策的待辦清單可以引導和提醒你被推遲的任務，讓你能更好控制執行任務的時間點，並積極投入到當下最重要的工作。此外，刪掉垃圾資訊和立即採取行動，再標記出已完成的工作，這個過程會產生成就感。雖然一開始得自我約束，但也帶來工作往前推進的感覺，讓你養成執著、且容易維持的好習慣。
【書名：待辦事項這樣列，工作當場完成一半】
【作者簡介：班‧以利亞（Ben Elijah）】
目前是蘋果公司的顧問。他一開始服務於全球幾家大型的科技公司，克服了工作效率過低的難題後，開始到各大企業擔任講師，幫助人們在資訊龐雜的世界，與各項矛盾的資訊建立更好的互動關係。
（圖文由大是文化提供）