【成功的簡報,會「使訊息變簡單」!運用這方式,成交率暴增!】 | 職場求生術 | 凱洛

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實際做做看!
精煉訊息,必須依照SUCCESs 六項條件的順序使訊息成形,而「使訊息變簡單」等於精煉訊息的本質,這是最重要的關鍵。藉由確認訊息是否具備意外、具體、可信等條件,更能突顯本質。因此可以先草擬訊息,再使訊息變簡單。

接下來我將依照SUCCESs 的順序說明。如果你有需要檢視的想法,建議一邊閱讀一邊行動。使訊息具備衝擊力的過程,會讓人很有成就感,讓我們一起努力吧!

無法簡化的原因
首先,讓我們分析一下為何複雜的訊息橫行於世。

① 沒有精煉本質
「策略/物流/解決方式」、「顧客至上/服務/革新」、「動力/模範/移轉」、「智慧/資訊/客製化」……我試著寫下浮現在腦海裡的詞彙,乍看之下這些詞彙感覺煞有其事。不過仔細閱讀,就會發現絕大多數的資料充斥「無法掌握本質而浮濫的詞彙」。

比如說:「智慧產品是什麼意思?」這個問題其實無法用三言兩語解釋清楚。選擇足以呈現本質的詞彙、再次定義所選詞彙,都是精煉本質的方式。


② 缺乏勇氣
有時可能因為缺乏勇氣,而無法簡單明快地描述。在提供圖表等資料時,只寫:「如下列圖表所示」就是缺乏勇氣的典型。這不僅不是決策,甚至還把闡釋資料的工作交給對方。別說簡單明快了,這樣的訊息連核心思想都沒有。

此外,大規模的提案由於有許多利害關係者,可能會因為無法協調意見、去除多餘資訊,導致訊息變得複雜。此時,必須提起勇氣去除多餘資訊。傳達訊息,必須做最後的決定,也就是明確選擇右邊或是左邊。缺乏勇氣的人做不到這些事。


③ 誤以為提供正確而全面的訊息才是好事
高專業度的技術人員經常出現這種情況。如果想著不能有錯誤、不能不全面,訊息就會變得複雜。正確地網羅資訊很好,但如果網羅的資訊對做出判斷或決策沒有幫助,資訊就沒有價值。


④ 不希望訊息變簡單
有些專業人員會自認正在做的事既脫俗又難懂,無法簡單說明;或是專業上的自尊不容資訊簡單呈現,認為那過於幼稚。事實上,使訊息變簡單並非改用簡單易懂的詞彙,而是使對方了解重點與優先順序。刻意運用難懂的呈現方式吸引對方,則是另外一回事。

要使訊息具備力量、使對方付諸行動,就要精煉訊息。使訊息變簡單,有下列幾種方式:
掌握優先順序:「不是××,是○○」
所謂「簡單」是指「用一句話確實表達意圖」。要向對方表達意圖,首重使對方了解優先順序。大家或許覺得,要使對方了解優先順序,只要依照重要的程度排列即可。
事實上,要使訊息具備力量,必須強調最優先的事物,運用「不是××,是○○」的形式,使對方了解應當捨棄的枝微末節、毋須強調細節。

《大搜查線》這部日劇,描述警方官僚作風的高層與第一線的偵察人員互相對立。主角青島刑警有一句很有名的台詞:「案件不是在會議室發生,而是在現場!」這個訊息十分有力,能使人留下深刻的印象。

以這種形式來精煉訊息,能夠消除含糊不清的部分,突顯「枝微末節與重點」之間的鮮明對比。以色彩來說,就是提升彩度,使色彩不再混濁,變得飽和而鮮豔。由於呈現方式十分有力,可以直接當做企畫的主題或標語。在此舉例說明:
● 「我們販售的不是金融商品,而是安心感。」
● 「不是因為懂所以教,而是因為教所以懂。」
● 「我們不是需要經理,而是需要領袖。」
● 「我們追求的不是利益,而是滿足顧客。利益只是滿足顧客的附加價值。」



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【書名:用對圖,簡報更有力:IBM簡報教主傳授打動人心的圖表簡報術】
【作者簡介:清水久三子】
前日本IBM首席顧問、現任& create公司代表、Organize Consulting董事長。



(資料由好優文化提供)



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