【在職場上懂得善用這個東西,讓你學會迅速抓重點,做事效率快兩倍!】 | 職場求生術 | 女人幫小編

pablo (28)

抓不到事情的輕重緩急,難怪他總是被罵
據了解,鈴木會之所以會忘了跟客戶聯絡,是因為他同時間又忙著製作企畫書、寄送型錄以及計算估價書等工作的緣故。雖然山田課長一而再、再而三提醒他:「你自己一定要清楚地知道事情的輕重緩急才行!」但對方就是教不會。

善用矩陣圖,思考做事的先後順序
讓下屬學會怎麼按部就班進行工作後,接下來,就要讓對方意識到工作有輕重緩急之分。
當下屬腦中一片混亂,不知道該從什麼事開始做起時,記得要讓對方認清工作的「緊急度」與「重要性」,同時思考事情的先後順序。

這時運用以下「緊急度與重要性」的矩陣圖,效果就很不錯。
作法就是,將下屬現在手上的工作,分別依據緊急度與重要性,放進圖表中ABCD等位置,接著再來決定這些工作的先後順序。當下屬無法區分事情的緊急度與重要性時,主管記得要不吝給點提示。

緊急度與重要性皆高的工作(A),一定要最先處理;其次,則是緊急度高但重要性低的工作(B);最後依序要解決的則是工作(C)與(D)。
除此之外,也要讓下屬明白這份工作「是誰要用、何時要用、基於什麼目的要用,以及要如何使用。」

螢幕快照 2017-02-06 下午3

舉例來說,假設下屬現在要製作一份資料,那麼身為主管的你,就必須先讓對方知道這份資料是誰要用、何時要用、基於什麼目的要用,以及要如何使用後,再讓他開始作業。

綜合以上所述,工作在擬訂計畫的階段,最重要的就是必須要「和下屬說明工作的全貌與背景,讓他能夠預測工作走向,並了解作業的先後順序。」如此一來,之後的工作才得以順利進行。因此,在這個剛起步的階段,千萬別怠於指導!

【書名:豬隊友也能化身神團隊!:好主管一定要懂的OJT在職訓練術】

【作者簡介:松尾睦(まつお.まこと)】

北海道大學經濟學研究所教授。

(文章由出色文化提供)


 
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