抓不到事情的輕重緩急，難怪他總是被罵
據了解，鈴木會之所以會忘了跟客戶聯絡，是因為他同時間又忙著製作企畫書、寄送型錄以及計算估價書等工作的緣故。雖然山田課長一而再、再而三提醒他：「你自己一定要清楚地知道事情的輕重緩急才行！」但對方就是教不會。
善用矩陣圖，思考做事的先後順序
讓下屬學會怎麼按部就班進行工作後，接下來，就要讓對方意識到工作有輕重緩急之分。
當下屬腦中一片混亂，不知道該從什麼事開始做起時，記得要讓對方認清工作的「緊急度」與「重要性」，同時思考事情的先後順序。
這時運用以下「緊急度與重要性」的矩陣圖，效果就很不錯。
作法就是，將下屬現在手上的工作，分別依據緊急度與重要性，放進圖表中ABCD等位置，接著再來決定這些工作的先後順序。當下屬無法區分事情的緊急度與重要性時，主管記得要不吝給點提示。
緊急度與重要性皆高的工作（A），一定要最先處理；其次，則是緊急度高但重要性低的工作（B）；最後依序要解決的則是工作（C）與（D）。
除此之外，也要讓下屬明白這份工作「是誰要用、何時要用、基於什麼目的要用，以及要如何使用。」
舉例來說，假設下屬現在要製作一份資料，那麼身為主管的你，就必須先讓對方知道這份資料是誰要用、何時要用、基於什麼目的要用，以及要如何使用後，再讓他開始作業。
綜合以上所述，工作在擬訂計畫的階段，最重要的就是必須要「和下屬說明工作的全貌與背景，讓他能夠預測工作走向，並了解作業的先後順序。」如此一來，之後的工作才得以順利進行。因此，在這個剛起步的階段，千萬別怠於指導！
【書名：豬隊友也能化身神團隊！：好主管一定要懂的OJT在職訓練術】
【作者簡介：松尾睦（まつお．まこと）】
北海道大學經濟學研究所教授。
（文章由出色文化提供）